Protokoll

Das Plenums Protokoll ist ein Spreadsheet in dem alle Plena protokolliert werden.

Aufbau

Das Protokoll Spreadsheet besteht aus mehreren Teilen.

Protokolldraft

Der Protokolldraft ist eine Protokoll Vorlage. Nur die zwei Punkte "Todos" und "nächstes Plenum" sind schon eingetragen, da diese für jedes Plenum gebraucht werden. Der Draft ist eigentlich nicht besonders wichtig, da für das neue Protokoll normalerweise das letzte dupliziert wird. Für einmalige Sonderplena, wie z.B. Festplena, ist dieser Teil aber hilfreich.

Verantwortungsübersicht

In der Verantwortungsübersicht kann nachgesehen werden, welche Verantwortungsbereiche bei welche RV Mitgliedern liegen. Das inkludiert sowohl Dinge wie wer sich um Feste kümmert, als auch offizielle Tätigkeiten, wie wer die derzeitigen Mandatar*innen oder die Nominierten für Stuko und Fako sind. Diese Liste muss daher regelmäßig Instand gehalten werden.

Kartenübersicht

Hier sind die Personen aufgelistet, die derzeit eine Schlüsselkarte für die RV Räumlichkeiten besitzen. So wie die Verantwortungsübersicht ist auch hier die Instandhaltung wichtig.

To-dos

Die To-dos sind eine aktuelle Liste aller Dinge die von RV Menschen erledigt werden sollten. Im Normalfall werden diese To-dos während Plena beschlossen. Neben dem To-do an sich, sollen auch die Verantwortlichen, der Bearbeitungsstatus, das Aufgabedatum und das geplante Datum der Fertigstellung eingetragen werden. Auch diese Liste muss Instand gehalten werden, im Gegensatz zu den Listen davor, sollte diese allerdings nur während dem Plenum bearbeitet werden. Einerseits beim Punkt To-dos, bei dem Einträge gelöscht werden, andererseits wenn neue To-dos vergeben werden. Details dazu sind bei "Verwendung" zu finden.

Verwendung

Neues Protokoll erstellen

Wurde noch kein neues Protokoll für das nächste Plenum erstellt, tut man das indem man das letzte Protokoll dupliziert, den Namen auf das korrekte Datum ändert und die Punkte des letzten Protokolls updatet. Das bedeutet, dass alle Punkte die beim letzten mal mit "ftg" markiert wurden gelöscht werden, während bei allen Punkten die mit "nxt" markiert sind die Texte auf das notwendigste gekürzt werden. In diesem Fall soll zwar noch ersichtlich sein, worum es bei den Punkten geht, die Details kann man aber beim letzten Protokoll nachlesen.

Plenumspunkte hinzufügen

Möchte man einen Plenumspunkt einbringen, so kann man den Punkt in das Protokoll des nächsten Plenums eintragen. Man fügt einen neuen Punkt ins Protokoll hinzu indem man am Ende des Protokolls in einer neuen Zeile einen Namen des Punktes und seinen eigenen Namen einträgt und daneben eine kurze Zusammenfassung des Punktes schreibt. Diese sollte gerade so ausführlich genug sein, dass man das Thema auch besprechen kann, wenn man selbst nicht beim Plenum dabei sein kann.

Alte Protokolle

Zum Zeitpunkt des Schreibens, gibt es einmal pro Jahr, nämlich zu Beginn des Studienjahrs, ein komplett neues Spreadsheet, damit die Dokumente halbwegs übersichtlich bleiben und nicht zu viele Plena auf dem selben Dokument gespeichert sind. Das Erstellen eines neuen Protokoll Docs ist ziemlich selbsterklärend einfach eine Kopie des alten, aus dem die alten Protokolle herausgelöscht wurden. Wichtig ist somit nur, dass Protokoll Draft, Verantwortungsübersicht, Kartenübersicht und To-dos hinüber kopiert wurden. Alte Protokolle werden auf ??? gespeichert.