Erstitutseminar Organisation

Das Erstitutseminar (oder lang Erstsemestrigentutoriensausbildungsseminar oder kurz Etutseminar) ist ein Seminar, das man als Studi besuchen kann, um Tutor*in eines Erstsemestrigentutoriums zu sein. Das ganze läuft über die Bundesvertretung und muss gut organisiert werden. Normalerweise findet das Seminar kurz vorm Anfang des Wintersemesters statt und dauert vier Tage. Die Organisation beinhaltet viele verschiedene Dinge und sollte dementsprechend früh begonnen werden, ein guter Zeitpunkt ist je nach Grüße des Seminars November/Dezember im Vorjahr.

Anfang der Organisation

Mit folgenden Fragen sollte die Organisation des Erstitutseminars gestartet werden.

Alleine oder Seminarprojekt?

Die erste Frage, die im Plenum besprochen werden sollte ist, ob man alleine (also nur Mathe) das Seminar veranstaltet oder mit anderen Fakultäten/SPLs/Unis. Prinzipiell gibt es keine Grenzen mit wem man das Seminar gemeinsam machen kann. Man sollte nur darauf achten, dass es keine zu große Gruppe wird, damit man noch eine gemeinsame Unterkunft finden kann. (Erfahrungsgemäß ist alles bis 100 Leute machbar). Wenn man sich entscheidet, gemeinsam mit anderen Gruppen zu fahren, sollte die Organisation von Anfang an gemeinsam sein. Zu beachten ist aber, dass jede Fakultät dann einen eigenen Projektantrag stellen muss.

Zeitpunkt und Dauer

Es werden zwei bis drei Übernachtungen genehmigt. Drei Übernachtungen sind natürlich ideal, um ein möglichst langes Seminar zu haben.

Ein idealer Zeitpunkt für ein Erstitutseminar ist ein langes Wochenende in der ersten Septemberhälfte, da schon viele Studis wieder in Wien sind, aber es noch ein bisschen Zeit bis zur Prüfungsphase gibt.

Am Besten sucht man sich zwei Termine aus, um bei der Wahl der Unterkunft flexibler zu sein.

Anzahl der Teilnehmer*innen

Um dann bei einer Unterkünften anfragen zu können und um das Budget zu berechnen, sollte man sich überlegen, wie viele Leute man aufs Seminar mitnehmen möchte. Falls man ein großes Seminarprojekt mit mehreren Gruppen macht, sollte man sich zunächst überlegen, wie groß die Gruppe insgesamt sein sollte und dann wie viele Teilnehmer*innen dabei von welcher Fakultät sein sollten.

Hier findet man die Regelungen, wie viele Teilnehmer*innen man als Fakultät mitnehmen kann. Es gibt eine maximale Anzahl, die man beantragen kann, allerdings kann man auch jederzeit weniger beantragen (das Minimum für ein Seminar sind 10 Personen), das ist evt. dann relevant, wenn es weniger Nachfrage gibt. Die maximale Anzahl an Teilnehmer*innen, die man mitnehmen kann, ist abhängig von der Anzahl der Studienanfänger*innen im letzten Wintersemester. Diese Zahl findet man hier (Wenn die Daten gerade zur Verfügung sind) oder man fragt den SPL per Email. Man braucht dann eine schriftliche Bestätigung für den Antrag.

Die Rechnung funktioniert dann wie folgt. Bei mehr als 300 Studienanfänger*innen, gibt es pro 20 Studienanfänger*innen einen Platz. Zwischen 250 und 300 Studienanfänger*innen, gibt es pro 15 einen Platz. Bei weniger als 249 Studienanfänger*innen, gibt es pro 12 einen Platz.

Das generelle Maximum liegt bei 30 Teilnehmer*innen.

Man sollte sich dann auch schon überlegen, wie viele Seminargruppen man machen möchte. Da hängt die Anzahl wiederum von der Anzahl der Trainer*innen ab, die dabei sind. Bei bis zu 12 Leuten wird ein*e Trainer*in genehmigt, bei 13-30 Leuten zwei. Eine Seminargruppe wird von je zwei Trainer*innen geleitet.

Budget

Das genaue Budget erfährt man, nachdem man den Antrag gestellt hat. Nachdem das erst im Sommer passiert, ist es allerdings sinnvoll im Vorhinein sich das ungefähre Budget auszurechnen, damit man schon bei Unterkünften anfragen und wo reservieren kann. Die genaue Erklärung zur Berechnung des Budget findet man hier.

Stand Februar 2023 ist wie folgt: Bei 9-11 Einheiten: 140€ pro teilnehmende Person (Teilnehmer*innen sowie beantragte Trainer*innen) bei 12-14 Einheiten: 185€ pro teilnehmende Person

zum Beispiel im Jahr 2022 war unser Budget für 14 Einheiten, 30 angefragt Teilnehmer*innen und 2 Trainer*innen: 185*32=5920

Zu beachten ist, dass alles (Unterkunft, Anreise, Materialkosten,...) unter dieses Budget fällt. Die einzigen Ausnahmen sind die Honorarnoten für die Trainer*innen.

Unterkunft

Die Suche nach der Unterkunft ist die schwierigste Aufgabe bei der Organisation, dadurch ist es am Besten schon im Herbst/Winter anzufangen, Anfragen zu schicken. Wichtig ist dabei, dass es genug Platz (also Betten) für die Teilnehmer*innen, Einzel- bzw. Doppelzimmer für die Trainer*innen und genügend Seminarräume (für jede Gruppe einen). Natürlich sollten die Gesamtkosten leicht mit dem Budget bezahlbar sein. Weiters kann man schauen wie es mit Essen, Aufenthaltsräume,...