Erstitutseminar Organisation

Das Erstitutseminar (oder lang Erstsemestrigentutoriensausbildungsseminar oder kurz Etutseminar) ist ein Seminar, das man als Studi besuchen kann, um Tutor*in eines Erstsemestrigentutoriums zu sein. Das ganze läuft über die Bundesvertretung und muss gut organisiert werden. Normalerweise findet das Seminar kurz vorm Anfang des Wintersemesters statt und dauert vier Tage. Die Organisation beinhaltet viele verschiedene Dinge und sollte dementsprechend früh begonnen werden, ein guter Zeitpunkt ist je nach Grüße des Seminars November/Dezember im Vorjahr.

Anfang der Organisation

Mit folgenden Fragen sollte die Organisation des Erstitutseminars gestartet werden.

Alleine oder Seminarprojekt?

Die erste Frage, die im Plenum besprochen werden sollte ist, ob man alleine (also nur Mathe) das Seminar veranstaltet oder mit anderen Fakultäten/SPLs/Unis. Prinzipiell gibt es keine Grenzen mit wem man das Seminar gemeinsam machen kann. Man sollte nur darauf achten, dass es keine zu große Gruppe wird, damit man noch eine gemeinsame Unterkunft finden kann. (Erfahrungsgemäß ist alles bis 100 Leute machbar). Wenn man sich entscheidet, gemeinsam mit anderen Gruppen zu fahren, sollte die Organisation von Anfang an gemeinsam sein. Zu beachten ist aber, dass jede Fakultät dann einen eigenen Projektantrag stellen muss.

Zeitpunkt und Dauer

Es werden zwei bis drei Übernachtungen genehmigt. Drei Übernachtungen sind natürlich ideal, um ein möglichst langes Seminar zu haben.

Ein idealer Zeitpunkt für ein Erstitutseminar ist ein langes Wochenende in der ersten Septemberhälfte, da schon viele Studis wieder in Wien sind, aber es noch ein bisschen Zeit bis zur Prüfungsphase gibt.

Am Besten sucht man sich zwei Termine aus, um bei der Wahl der Unterkunft flexibler zu sein.

Anzahl der Teilnehmer*innen

Um dann bei einer Unterkünften anfragen zu können und um das Budget zu berechnen, sollte man sich überlegen, wie viele Leute man aufs Seminar mitnehmen möchte. Falls man ein großes Seminarprojekt mit mehreren Gruppen macht, sollte man sich zunächst überlegen, wie groß die Gruppe insgesamt sein sollte und dann wie viele Teilnehmer*innen dabei von welcher Fakultät sein sollten.

Hier findet man die Regelungen, wie viele Teilnehmer*innen man als Fakultät mitnehmen kann. Es gibt eine maximale Anzahl, die man beantragen kann, allerdings kann man auch jederzeit weniger beantragen (das Minimum für ein Seminar sind 10 Personen), das ist evt. dann relevant, wenn es weniger Nachfrage gibt. Die maximale Anzahl an Teilnehmer*innen, die man mitnehmen kann, ist abhängig von der Anzahl der Studienanfänger*innen im letzten Wintersemester. Diese Zahl findet man hier (Wenn die Daten gerade zur Verfügung sind) oder man fragt den SPL per Email. Man braucht dann eine schriftliche Bestätigung für den Antrag.

Die Rechnung funktioniert dann wie folgt. Bei mehr als 300 Studienanfänger*innen, gibt es pro 20 Studienanfänger*innen einen Platz. Zwischen 250 und 300 Studienanfänger*innen, gibt es pro 15 einen Platz. Bei weniger als 249 Studienanfänger*innen, gibt es pro 12 einen Platz.

Das generelle Maximum liegt bei 30 Teilnehmer*innen.

Man sollte sich dann auch schon überlegen, wie viele Seminargruppen man machen möchte. Da hängt die Anzahl wiederum von der Anzahl der Trainer*innen ab, die dabei sind. Bei bis zu 12 Leuten wird ein*e Trainer*in genehmigt, bei 13-30 Leuten zwei. Eine Seminargruppe wird von je zwei Trainer*innen geleitet.

Budget

Das genaue Budget erfährt man, nachdem man den Antrag gestellt hat. Nachdem das erst im Sommer passiert, ist es allerdings sinnvoll im Vorhinein sich das ungefähre Budget auszurechnen, damit man schon bei Unterkünften anfragen und wo reservieren kann. Die genaue Erklärung zur Berechnung des Budget findet man hier.

Stand Februar 2023 ist wie folgt: Bei 9-11 Einheiten: 140€ pro teilnehmende Person (Teilnehmer*innen sowie beantragte Trainer*innen) bei 12-14 Einheiten: 185€ pro teilnehmende Person

zum Beispiel im Jahr 2022 war unser Budget für 14 Einheiten, 30 angefragt Teilnehmer*innen und 2 Trainer*innen: 185*32=5920

Zu beachten ist, dass alles (Unterkunft, Anreise, Materialkosten,...) unter dieses Budget fällt. Die einzigen Ausnahmen sind die Honorarnoten für die Trainer*innen.

Unterkunft

Obwohl theoretisch ein Seminar in Wien möglich wäre, ist die Idee des Erstitutseminars, ein langes Wochenende wohin fährt.

Dabei ist die Suche nach der Unterkunft ist die schwierigste Aufgabe bei der Organisation, dadurch ist es am Besten schon im Herbst/Winter anzufangen, Anfragen zu schicken. Wichtig ist dabei, dass es genug Platz (also Betten) für die Teilnehmer*innen, Einzel- bzw. Doppelzimmer für die Trainer*innen und genügend Seminarräume (für jede Gruppe einen). Natürlich sollten die Gesamtkosten leicht mit dem Budget bezahlbar sein. Weiters kann man schauen wie es mit Essen, Aufenthaltsräume, Freizeitaktivitäten etc. ausschaut.

Trainer*innen

Sobald man einen fixen Termin hat, sollte man schon anfangen sich um Trainer*innen zu kümmern. Wie schon vorher erwähnt, kann bei bis zu 12 Teilnehmer*innen ein*e Trainer*in beantragen, und bei 13-30 zwei. Man muss selbstständig die gewünschten Leute kontaktieren und fragen, ob sie mitfahren wollen. Es gibt [hier] eine Liste aller Trainer*innen mit ihren Kontaktdaten. Idealweise fragt man sie schon im Dezember bzw. so früh wie möglich. Wenn man nicht weiß, wen man anfragen könnte, ist es ein guter Tipp eine*n Trainer*in einmal anzuschreiben und nach Empfehlungen zu fragen. Es lohnt sich auch generell sich schon zu überlegen, wie man die Gruppen gestalten möchte, zB. ein weibliches Trainerinnen Team.

Wenn man sich noch nicht gut untereinander kennt, ist es auch eine gute Idee am Anfang der Orga schon ein kurzes Treffen mit manchen Trainer*innen zu machen, um sich ein bisschen kennenzulernen und Erwartungen und Wünsche (eben zB. welche Trainer*innen mitfahren) abzuklären.

Ganz wichtig ist auch am Anfang zu fragen, ob die Trainer*innen umsatzsteuerpflichtig sind, siehe Punkt 19 hier. Das muss man dann bei der Antragstellung bekannt werden.

Mit folgenden Trainer*innen haben wir gute Erfahrungen gemacht: (Zeitraum 2019-2022) Elena Beringer, Nina Franke, Rhea-Maria Göschl, Sonja Hofmair, Robert Jarczyk, Markus Resch, Philipp Rouschal, Tobias Schwarzmann und Magdalena Taxenbacher.

Anreise

Was noch vor der Antragstellung gemacht werden sollte (bzw. auch so früh wie möglich sobald Reisedatum und Reiseziel bekannt sind), ist die Anreise. Reisekosten werden auch (solange man mit der Gruppe anreist) vom Budget gezahlt. Dabei ist die Art des Verkehrsmittel egal.

Erfahrungsgemäß bietet es sich an für eine große Gruppe und bei abgelegenen Unterkünften einen (oder zwei) Reisebus zu mieten. Dabei gibt es sehr große Schwankungen beim Preis, daher lohnt es sich, nach einem preiswertem Busunternehmen Ausschau zu halten.

Eine Empfehlung hierbei [Höller Busreisen].